مقدمه
یکی از مهمترین قابلیتهایی که Jira را به یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت پروژه در جهان تبدیل کرده است، Workflow یا گردش کار است. در واقع، Workflow مشخص میکند هر تسک، باگ، درخواست یا User Story از زمان ایجاد تا زمان تکمیل، چه مراحلی را طی میکند.
اگر Workflowها بهدرستی طراحی شوند، فرآیندهای سازمان شفافتر، کنترل پروژه سادهتر و همکاری بین اعضای تیم بسیار روانتر خواهد شد. از سوی دیگر، یک Workflow نامناسب میتواند باعث ایجاد گلوگاه، سردرگمی اعضای تیم و کاهش بهرهوری شود.
در این مقاله با مفهوم Workflow در Jira، اجزای آن، Workflow Scheme، ویرایشگر Workflow و ارتباط آن با Board آشنا میشویم.
Workflow در Jira چیست؟
در Jira، مسیری که هر Issue (مانند Task، Story، Bug یا Epic) از لحظه ایجاد تا پایان طی میکند، Workflow نام دارد.
به بیان ساده، Workflow مجموعهای از مراحل و قوانین است که مشخص میکند هر آیتم کاری در چه وضعیتی قرار دارد و چگونه میتواند به مرحله بعد منتقل شود.
برای مثال، یک فرآیند ساده میتواند به شکل زیر باشد:
Open → In Progress → Code Review → Testing → Done
اما در سازمانهای بزرگ، Workflowها معمولاً بسیار پیچیدهتر هستند و ممکن است شامل مراحل متعددی مانند تأیید مدیر، بررسی کیفیت، استقرار در محیط آزمایشی و انتشار نهایی باشند.
بنابراین، Workflow در Jira در واقع بازتابی از فرآیندهای واقعی سازمان است و نقش مهمی در استانداردسازی اجرای پروژهها دارد.
اجزای اصلی Workflow در Jira
هر Workflow در Jira از سه بخش اصلی تشکیل شده است. این اجزا در کنار یکدیگر چرخه کامل انجام کار را تشکیل میدهند.
1. Status (وضعیت)
Status نشان میدهد یک Issue در حال حاضر در کدام مرحله از فرآیند قرار دارد.
به عبارت دیگر، Status وضعیت فعلی یک آیتم کاری را مشخص میکند.
برخی از رایجترین Statusها عبارتاند از:
- Open
- To Do
- In Progress
- In Review
- Waiting
- Pending
- Testing
- Scheduled
- Done
البته هر سازمان میتواند وضعیتهای اختصاصی خود را نیز ایجاد کند تا Workflow دقیقاً با فرآیندهای داخلی آن هماهنگ باشد.
2. Transition (انتقال)
Transition عملی است که باعث انتقال یک Issue از یک Status به Status دیگر میشود.
برای مثال:
Open → In Progress
یا
Testing → Done
نکته مهم این است که هر Transition یک مسیر یکطرفه است. بنابراین، اگر لازم باشد یک Issue دوباره به مرحله قبل بازگردد، باید Transition جداگانهای برای مسیر برگشت تعریف شود.
به همین دلیل، طراحی صحیح Transitionها تأثیر مستقیمی بر انعطافپذیری Workflow خواهد داشت.
3. Resolution (وضعیت نهایی)
زمانی که یک Issue به پایان میرسد، باید مقدار Resolution برای آن تعیین شود.
Resolution نشان میدهد چرا این آیتم کاری بسته شده است.
برخی از مقادیر رایج عبارتاند از:
- Done
- Completed
- Resolved
- Closed
- Shipped
- Finalized
- Won’t Do
توجه داشته باشید که قابلیت Resolution تنها در پروژههای Company-managed در دسترس است.
Workflow Scheme چیست؟
همه انواع کارها در یک سازمان فرآیند یکسانی ندارند.
برای مثال، فرآیند رسیدگی به یک Bug معمولاً با فرآیند توسعه یک Feature یا انجام یک Task تفاوت دارد.
به همین دلیل، Jira قابلیتی به نام Workflow Scheme ارائه کرده است.
Workflow Scheme مشخص میکند هر نوع Issue از چه Workflowای استفاده کند.
به عبارت دیگر، این قابلیت میان Issue Type و Workflow ارتباط برقرار میکند.
یک مثال کاربردی
فرض کنید یک تیم توسعه نرمافزار از Jira برای مدیریت پروژه استفاده میکند.
در این تیم:
- Bugها دارای مراحل Triaged، Fixed و Verified هستند.
- Storyها مراحل Design، Development و Review را طی میکنند.
- Taskها تنها از وضعیتهای To Do، In Progress و Done استفاده میکنند.
در ادامه، اگر شرکت بزرگتر شود و تیم دوم نیز تشکیل شود، مدیر سازمان میتواند همان Workflow Scheme را برای پروژه جدید اعمال کند.
پس در نتیجه، هر دو تیم از استانداردهای یکسانی استفاده خواهند کرد و گزارشگیری و مدیریت پروژه نیز سادهتر خواهد شد.
لازم به ذکر است که Workflow Scheme فقط در پروژههای Company-managed قابل استفاده است.
برای کسب اطلاعات تخصصی راجع به خدمات مشاوره ما در نصب jira به مطلب زیر مراجعه فرمایید:
نصب و راه اندازی جیرا
Workflow Editor چیست؟
ویرایشگر Workflow یا Workflow Editor ابزاری گرافیکی در Jira است که به مدیران سیستم اجازه میدهد Workflowها را طراحی، مشاهده و ویرایش کنند.
به کمک این ابزار میتوانید:
- Status جدید ایجاد کنید.
- Transitionهای جدید تعریف کنید.
- مسیرهای گردش کار را تغییر دهید.
- فرآیندهای سازمان را سفارشیسازی کنید.
- Workflowهای پیچیده را بهصورت تصویری مدیریت کنید.
برای دسترسی به این بخش، کاربر باید مجوز Jira System Administrator را داشته باشد.
در حال حاضر، Workflow Editor در پروژههای Team-managed در دسترس است.
ارتباط Workflow با Board در Jira
یکی از سؤالات رایج کاربران این است که Workflow چه تفاوتی با Board دارد؟
در حقیقت، این دو مفهوم کاملاً به یکدیگر وابسته هستند، اما نقش متفاوتی دارند.
Workflow فرآیند انجام کار را تعریف میکند، در حالی که Board همان فرآیند را بهصورت بصری نمایش میدهد.
به عبارت دیگر، Board نمای گرافیکی Workflow است.
برای مثال، اگر Workflow شامل مراحل زیر باشد:
To Do
In Progress
Code Review
Testing
Done
معمولاً ستونهای Board نیز همین مراحل را نمایش خواهند داد.
نگاشت چند Status به یک ستون
در پروژههای بزرگ معمولاً Workflowها بسیار پیچیده هستند.
برای جلوگیری از شلوغ شدن Board، میتوان چندین Status مختلف را به یک ستون اختصاص داد.
برای مثال، ستون Development میتواند شامل وضعیتهای زیر باشد:
- Coding
- Code Review
- Ready for QA
- Merge Pending
در نتیجه، ظاهر Board ساده باقی میماند، اما Workflow همچنان تمامی جزئیات فرآیند را حفظ میکند.
تفاوت Workflow با Automation در Jira
یکی از اشتباهات رایج کاربران، یکسان دانستن Workflow و Automation است.
در حالی که این دو قابلیت کاربردهای متفاوتی دارند.
Workflow مشخص میکند که یک Issue چه مراحلی را طی کند.
اما Automation مشخص میکند در هر مرحله چه اقداماتی بهصورت خودکار انجام شود.
برای مثال، میتوانید تنظیم کنید که با انتقال یک Issue به وضعیت Done، بهصورت خودکار:
- ایمیل ارسال شود.
- Issue بسته شود.
- Sub-taskها تکمیل شوند.
- مدیر پروژه مطلع شود.
- وضعیت Epic بهروزرسانی شود.
بنابراین، Workflow مسیر انجام کار را تعیین میکند و Automation وظایف خودکار را اجرا میکند.
تنظیمات پیشرفته Workflow
در پروژههای Company-managed، Jira امکانات پیشرفتهای برای مدیریت Workflow ارائه میدهد.
از جمله:
Conditions
مشخص میکنند چه کاربرانی اجازه اجرای یک Transition را دارند.
برای مثال، تنها مدیر پروژه بتواند Issue را به وضعیت Done منتقل کند.
Validators
قبل از انجام Transition بررسی میکنند که اطلاعات لازم وارد شده باشد.
برای مثال:
- فیلد Resolution خالی نباشد.
- زمان انجام کار ثبت شده باشد.
- فایل پیوست وجود داشته باشد.
Post Functions
بعد از انجام Transition بهصورت خودکار اجرا میشوند.
برای مثال:
- ثبت تاریخ تغییر وضعیت
- ارسال اعلان
- ایجاد لاگ
- بروزرسانی فیلدها
این قابلیتها باعث میشوند Workflowهای سازمانی بسیار دقیقتر، استانداردتر و قابل کنترلتر باشند.
بهترین روش طراحی Workflow در Jira
برای طراحی یک Workflow استاندارد بهتر است این نکات را رعایت کنید:
- تعداد Statusها را بیش از حد افزایش ندهید.
- از نامهای واضح و قابل فهم استفاده کنید.
- فقط Transitionهای ضروری را ایجاد کنید.
- از Automation برای انجام کارهای تکراری استفاده کنید.
- Workflow را متناسب با فرآیند واقعی سازمان طراحی کنید، نه برعکس.
- قبل از اعمال تغییرات، Workflow را در محیط آزمایشی بررسی کنید.
جمعبندی
Workflow در Jira یکی از مهمترین قابلیتهای این نرمافزار برای مدیریت فرآیندهای کاری است. این قابلیت مشخص میکند هر Issue از زمان ایجاد تا تکمیل چه مراحلی را طی کند و چه قوانینی بر این مسیر حاکم باشد.
علاوه بر این، با استفاده از Workflow Scheme، Workflow Editor و تنظیمات پیشرفته مانند Conditions، Validators و Post Functions میتوان فرآیندهای پیچیده سازمانی را بهصورت کاملاً استاندارد و قابل کنترل پیادهسازی کرد.
در نهایت، اگر Workflowها بر اساس نیاز واقعی سازمان طراحی شوند، نهتنها بهرهوری تیم افزایش پیدا میکند، بلکه شفافیت فرآیندها، کیفیت مدیریت پروژه و سرعت انجام کارها نیز به شکل چشمگیری بهبود خواهد یافت.
برای اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره سازمانی با ما در ارتباط باشید
منبع: atlassian.com
